Overhead - Concernondersteuning

Beleidskaders, -monitors en wetgeving

Het bestuur en de primaire processen worden ondersteund met kwalitatief hoogwaardige, efficiënte en duurzame interne dienstverlening op het gebied van bestuursondersteuning, financiën, inkoop, HRO, communicatie, juristen, ICT, onderzoek en business intelligence en concernhuisvesting. Gezamenlijk zetten zij zich in voor het verbeteren van de dienstverlening aan de Rotterdammer.

Ontwikkelingen en voortgang

Ga naar vorig P&C-document

Voor een toelichting op de ontwikkelingen en voortgang wordt verwezen naar de paragraaf Bedrijfsvoering.

Wat kost het

Overzicht van baten en lasten Overhead - ConcernondersteuningRealisatie 2019Begroting
2020 (2e Herz.)
Begroting
2021
Raming
2022
Raming
2023
Raming
2024
Baten exclusief reserves5.0423.1692.5722.4992.4992.499

Bijdragen rijk en medeoverheden 759 972 584 584 584 584
Dividenden 675 0 0 0 0 0
Overige opbrengsten derden 3.598 2.197 1.988 1.915 1.915 1.915
Overige baten 9 0 0 0 0 0
Lasten exclusief reserves344.907357.269369.664367.677357.756355.014

Apparaatslasten 224.543 235.048 233.994 233.721 227.548 226.348
Inhuur 30.548 26.734 25.999 25.943 25.023 24.423
Overige apparaatslasten 6.302 4.722 4.916 4.906 4.896 4.896
Personeel 187.694 203.592 203.078 202.872 197.629 197.029
Intern resultaat 17.963 13.885 16.505 17.004 16.354 15.257
Intern resultaat 17.963 13.885 16.505 17.004 16.354 15.257
Programmalasten 102.401 108.337 119.166 116.953 113.854 113.409
Inkopen en uitbestede werkzaamheden 81.336 86.289 94.186 83.792 83.423 85.074
Kapitaallasten 18.937 19.346 21.798 29.979 27.249 25.153
Overige programmalasten 11 579 581 581 581 581
Sociale uitkeringen 2 0 0 0 0 0
Subsidies en inkomensoverdrachten 2.114 2.122 2.601 2.601 2.601 2.601
Saldo voor vpb en reserveringen -339.865 -354.100 -367.092 -365.178 -355.257 -352.515
Saldo voor reserveringen -339.865 -354.100 -367.092 -365.178 -355.257 -352.515
Reserves3.651-1.3880000

Onttrekking reserves 3.539 3.760 0 0 0 0
Toevoeging reserves 0 5.480 0 0 0 0
Vrijval reserves 112 332 0 0 0 0
Saldo -336.214 -355.488 -367.092 -365.178 -355.257 -352.515

Financiële bijstellingen

Bijstellingen Overhead - ConcernondersteuningCategorieBegroting 2020Begroting 2021Raming 2022Raming 2023Raming 2024
Eerste Herziening 2020   -355.136 -345.922 -353.075 -344.708 -344.708
Bijstellingen Tweede Herziening 2020 / Begroting 2021   -352 -21.170 -12.103 -10.549 -7.807
Diverse ombuigingsmaatregelen Bezuinigingen/taakstellingen 0 1.700 1.700 1.900 1.900
Anders werken in en met de stad Kasschuiven 0 -4.800 800 3.075 925
Huurdersonderhoud Kasschuiven 1.685 -1.685 0 0 0
Kasschuif cloudkosten Kasschuiven -2.480 0 0 220 2.260
Actualisatie kapitaallasten Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 0 0 0 0 0
Kostendekkende huur Concernhuisvesting Ramingsbijstellingen onvermijdelijk -330 -3.630 -3.630 -3.630 -3.630
Concernbrede lagere overige arbeidskosten Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 670 0 0 0 0
Eigen Risico Dragerschap Uitvoeringslasten ZW WIA WGA Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 0 -850 -850 -850 -850
Hogere kapitaallasten in verband met kortere afschrijvingstermijn Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 0 -128 -128 -128 -128
Kasschuif 2019 ten behoeve van doorontwikkeling Concernhuisvesting Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 0 -375 -375 -375 0
Onderbesteding Corona Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 600 0 0 0 0
Bestemmingsreserve Cloudkosten Reserves 0 0 0 0 0
Bestemmingsreserve energietransitie Reserves 0 0 0 0 0
Bestemmingsreserve informatiebeveiliging Reserves 0 0 0 0 0
Mutaties overhead als gevolg van groei/krimp van het concern (*) Diverse categorieën 0

-6.718

 

-5.823

 

-7.069 -4.738
Technische wijzigingen (*) Technische wijzigingen -497 -4.684 -3.797 -3.692 -3.546
Begroting na wijzigingen   -355.488 -367.092 -365.178 -355.257 -352.515

Toelichting financiële bijstellingen

(*) Onder de technische wijzigingen vallen ook diverse mutaties die het gevolg zijn van groei en krimp van het concern. Om het inzicht en de leesbaarheid te vergroten zijn de betreffende bedragen verwerkt onder de bijstelling "Mutaties overhead als gevolg van groei/krimp van het concern"

 

Diverse ombuigingsmaatregelen
Dit betreft diverse besparingsmaatregelen die beperkte impact hebben op de interne dienstverlening, waaronder bijv. het opzeggen van vakabonnementen, minder interne trajecten en onderzoeken, minder 010 nummers voor ambtenaren en minder inhuur voor beveiliging.

 

Anders werken in en met de stad
Sinds maart 2020 werken medewerkers met succes vanuit huis digitaal samen. Tijd en plaats onafhankelijk werken is plots grootschalig doorgevoerd en ondersteunende faciliteiten en regelingen zijn en worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Deze ontwikkelingen zorgen voor verschuiving van behoeften aan werkplekken en kantoorruimte, naar behoeften aan elkaar ontmoeten, goede thuiswerkfaciliteiten om digitaal te werken, videoconferentie vergaderruimten en ondersteuning op future work skills. De benodigde investeringen en opbrengsten van deze verschuivingen zijn uitgewerkt in de business case ‘Anders Werken in en met de Stad’. Over de jaren 2021-2024 is de mutatie vrijwel neutraal.

 

Huurdersonderhoud
Door verschuiving in prioriteiten naar de 11/2 meter maatregelen en de voorzieningen voor de thuiswerkomgeving zijn een deel van het geplande onderhoud & RI&E maatregelen niet uitgevoerd. Deze verschuiven naar 2021.

 

Kasschuif cloudkosten
Dit betreft een kasschuif van de kapitaallasten (exploitatiebudget 2023 en 2024) naar een bestemmingsreserve cloudkosten vanwege het niet meer mogen activeren van cloudkosten (BBV).

 

Actualisatie kapitaallasten
De kapitaallasten zijn aangepast op basis van bijgestelde investeringskredieten alsmede geactualiseerde ramingen en de bouwrente van de jaarschijven 2020 t/m 2024. Wijzigingen hebben zich voorgedaan bij de volgende kredieten:

• Projectplan realisatie Businesscase gebieden
• Stadhuis Rotterdam realisatie servicecentrum Xl+
• Toegangscontrole gebouwen
• Laadvoorzieningen t.b.v. elektrificeren wagenpark
• Bouwkundige aanpassing Adriaan Volkerhuis
• Doorontwikkeling huisvesting
• Investeringen Concernhuisvesting
• Meldkamer fysieke beveiliging Concernhuisvesting
• Mobiele devices – Ipads & smartphones
• Mobiele devices – laptops
• ICT infrastructuur & werkplekapparatuur
• Concernbedrijfsvoeringssystemen

In de paragraaf Investeringen is een gedetailleerd overzicht opgenomen van deze aanpassingen. Dit is een saldo neutrale bijstelling omdat het effect binnen het taakveld wordt verschoven.

 

Kostendekkende huur Concernhuisvesting
De kostendekkende huur voor Concernhuisvesting is door Vastgoed geactualiseerd. De stijging hiervan levert een knelpunt op van - € 3,3 mln. Bij de 1e herziening heeft de mutatie voor 2020 plaatsgevonden. De structurele meerjarige verwerking vindt nu plaats. Behalve dit knelpunt is er vanaf 2020 sprake van een verschuiving van kapitaallastenbudget (- € 330). Dit is het gevolg van het overhevelen van verschillende activa van Vastgoed naar taakveld Concernondersteuning. Met de overheveling wordt de resterende afschrijvingstermijn aangepast naar de resterende looptijd van het huurcontract. De afschrijvingstermijn wordt minder lang, waardoor de jaarlijkse lasten stijgen.

 

Concernbrede lagere overige arbeidskosten
Vanwege corona wordt er in 2020 minder gebruik gemaakt van het budget voor opleidingen, reizen en catering.  De begroting is hierop aangepast.

 

Eigen Risico Dragerschap Uitvoeringslasten ZW WIA WGA

Rotterdam was verzekerd bij het UWV voor de Ziektewet (ZW), Werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) en Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). In 2019 is besloten om dit per 1 januari 2020 in eigen beheer te gaan doen tegen aanzienlijk lagere kosten. De bruto besparing die hiermee wordt verwacht is ongeveer € 4 mln in 2020 en 2021, en € 2 mln vanaf 2022. Uit deze besparing worden de uitvoeringskosten (voor 2020 € 225 en structureel € 350) en kosten preventiebeleid (€ 500) (dus het voorkomen van instroom in de ZW of WIA /WGA) gedekt. De besparing is gecorrigeerd in de werkgeverspremies.

 

Hogere kapitaallasten in verband met kortere afschrijvingstermijn
Bij interne afstemming tussen Vastgoed en CHV is geconstateerd dat de activa van een aantal objecten van Vastgoed naar CHV overgeheveld dienen te worden. Het overhevelen van deze activa naar CHV leidt tot een knelpunt, omdat de afschrijvingstermijn van 40 jaar gaat naar de resterende looptijd van het huurcontract (de afschrijvingstermijn wordt minder lang). Daardoor stijgen de kapitaallasten bij CHV met € 128.

 

Kasschuif 2019 ten behoeve van doorontwikkeling Concernhuisvesting
Medio 2019 zijn aanvullende afspraken gemaakt over de doorontwikkeling van de Concernhuisvesting en extra werkplekken. Hierdoor kon pas later worden gestart met de uitvoering, wat in 2019 leidde tot een onderbesteding. Deze onderbesteding wordt nu als ramingsbijstelling opgevoerd voor de uitvoering van de werkzaamheden in 2020 t/m 2023.

 

Onderbesteding Corona
De lockdown heeft tot zowel hogere als lagere kosten op de bedrijfsvoering geleid, met name op het gebied van Concernhuisvesting. Per saldo leidt dit tot een eenmalige vrijval van €0,6 mln in 2020.

 

Bestemmingsreserve Cloudkosten
Vanwege het niet meer mogen activeren van cloudkosten wordt de "Bestemmingsreserve Cloudkosten" gevormd. De reserve dient ter dekking van de kosten in 2020 en 2021. Deze mutatie betreft de verwerking van zowel de kosten (€ -600) als de onttrekking aan de reserve (€ 600) voor het jaar 2020 en is per saldo neutraal.

 

Bestemmingsreserve Energietransitie
Naar aanleiding van de actualisatie voor 2020 van het uitvoeringsplan Energietransitie zijn zowel de kosten als de onttrekking aan de bestemmingsreserve verlaagd met € 400. Per saldo is deze mutatie neutraal.

 

Bestemmingsreserve informatiebeveiliging
De onttrekking aan de bestemmingsreserve Informatiebeveiliging wordt aangepast aan de verwachte kosten voor 2020. Het kostenbudget en de begrote onttrekking aan de reserve worden beiden aangepast met € 390. Per saldo is deze mutatie neutraal.

 

Mutaties overhead als gevolg van groei/krimp van het concern
Voor de overhead geldt de zogenaamde meebeweegsystematiek, waarbij de overhead mee groeit of krimpt met de omvang van het concern. Conform de gevolgde werkwijze bij de vorige P&C documenten heeft bij de interne budgetronde 2020 en de begroting 2021 ook voor alle wijzigingen op arbeidskosten (personeel & inhuur) een herberekening van de overhead plaatsgevonden.

 

Technische wijzigingen
In taakveld Overhead - Concernondersteuning zijn er diverse technische wijzigingen doorgevoerd. Direct achter de technische wijziging is het effect op het saldo weergegeven. De grootste wijzigingen zijn:

  • Herverdeling van de budgetten omtrent de Digitaliseringsagenda (€ 300 aanvullend in 2020, € 4,5 mln in 2021, oplopend naar € 5,5 mln in 2024), doordat de uitvoering van enkele deelprojecten binnen andere beleidsprogramma's plaatsvindt, voornamelijk binnen programma Werk en inkomen.
  • Correctie budgetoverheveling Overhead (€ 500) vanuit programma Overhead naar programma Volksgezondheid en zorg vanwege een correctie op eerdere overhevelingen van overheadbudgetten naar aanleiding van verzelfstandigingen in 2017.
  • Decentralisatie budget catering buiten de werkplek (€ 227) in verband met het terugleggen van de budgettaire verantwoordelijkheid voor catering buiten de werkplek bij de (afnemende) clusters. Hiertoe worden de bijbehorende centrale budgetten vanuit programma Overhead gedecentraliseerd, hetgeen een financieel effect heeft op diverse beleidsprogramma’s.
  • Overheveling functies gemeentelijke taken kinderopvang (- € 285) door een aangebrachte scheiding tussen de gemeentelijke taken en GGD taken. Vanuit programma Volksgezondheid worden de betreffende functies en het bijbehorende budget overgeheveld naar programma Overhead.
  • Aanpassing interne leveringen (- € 155). Als gevolg van lagere kosten was de IT begroting reeds neerwaarts bijgesteld. Na onderlinge afstemming worden nu ook de interne leveringen aan het programma Bestuur en Dienstverlening aangepast.
  • Overheveling budget inzet Business Intelligence (- € 555 in 2020, oplopend tot -€ 576 vanaf 2021) voor de inzet van dedicated teams. Het personele budget op programma Overhead wordt verhoogd en de dekking komt vanuit de programma’s Beheer van de stad en Openbare orde en veiligheid. Met deze middelen zijn medewerkers aangenomen, waar voorheen sprake was van incidentele opdrachten en/of inhuur.
  • Activering overhead Concernondersteuning: (- € 208 aanvullend in 2020, - € 4,3 mln vanaf 2021 *).
  • Indexering 2021 en verder (- € 4,3 mln). De budgetten zijn vanaf het jaar 2021 geactualiseerd naar het prijspeil 2021. Nadere informatie is opgenomen in het onderdeel Grondslagen.
  • Verlaging rente (€ 202 in 2021, aflopend naar € 111 in 2024). Als gevolg van de verlaging van de omslagrente (het interne rentepercentage) van 2% naar 1,75% zijn de rentelasten in de meerjarenbegroting bijgesteld.
  • Kosten waardetransport / bankkosten (-€ 535 structureel). Dit betreft een budgetoverheveling van de waardetransportkosten en bankkosten van het taakveld Treasury naar het taakveld Overhead -Concernondersteuning.
  • Diverse wijzigingen (€ 74 in 2021, oplopend tot € 327 in 2024). Dit betreft meerdere geringe overhevelingen van materiële en personele budgetten vanuit verschillende taakvelden naar taakveld Concernondersteuning.
  • Interne herschikking van budgetten (€ 0) op basis van de huidige inzichten. Hierbij zijn de arbeidskosten in 2020 verhoogd met € 1,3 mln en in 2021 met € 1,9 mln. Per saldo zijn dit neutrale wijzigingen.

 (*) Voor een nadere toelichting op deze technische wijzigingen wordt verwezen naar het onderdeel Samenvatting bijstellingen.

Beleidskaders, beleidsmonitoren en wet- en regelgeving

Beleidskader

Beleidsmonitor

Wet- en regelgeving

Omschrijving taakveld

Voor meer informatie wordt verwezen naar de paragraaf Bedrijfsvoering.