Overhead - Concernondersteuning

Beleidskaders, -monitors en wetgeving

Het bestuur en de primaire processen worden ondersteund met kwalitatief hoogwaardige, efficiënte en duurzame interne dienstverlening op het gebied van bestuursondersteuning, financiën, inkoop, HRO, communicatie, juristen, ICT, onderzoek en business intelligence en concernhuisvesting. Gezamenlijk zetten zij zich in voor het verbeteren van de dienstverlening aan de Rotterdammer.

Voortgang 2020

Voor een toelichting op de ontwikkelingen en voortgang wordt verwezen naar de paragraaf Bedrijfsvoering.

Wat kost het

Overzicht van baten en lasten Overhead - ConcernondersteuningRealisatie 2019Begroting
2020
Begroting
2021
Raming
2022
Raming
2023
Raming
2024
Baten exclusief reserves5.0422.9019.7089.6579.6579.657

Bijdragen rijk en medeoverheden 759 710 654 654 654 654
Dividenden 675 0 0 0 0 0
Overige opbrengsten derden 3.598 2.191 9.054 9.003 9.003 9.003
Overige baten 9 0 0 0 0 0
Lasten exclusief reserves344.907358.539355.630362.733354.337354.337

Apparaatslasten 224.543 234.549 228.231 230.812 224.815 224.815
Inhuur 30.548 25.849 26.829 27.290 26.563 0
Overige apparaatslasten 6.302 5.409 5.392 5.382 5.372 0
Personeel 187.694 203.292 196.010 198.140 192.881 0
Intern resultaat 17.963 15.256 20.657 22.088 21.296 21.296
Intern resultaat 17.963 15.256 20.657 22.088 21.296 0
Programmalasten 102.401 108.734 106.743 109.832 108.225 108.225
Inkopen en uitbestede werkzaamheden 81.336 87.884 79.905 85.232 86.849 0
Kapitaallasten 18.937 19.093 23.987 22.144 19.091 0
Overige programmalasten 11 -365 318 -77 -247 0
Sociale uitkeringen 2 0 0 0 0 0
Subsidies en inkomensoverdrachten 2.114 2.122 2.533 2.533 2.533 0
Saldo voor vpb en reserveringen -339.865 -355.638 -345.922 -353.075 -344.680 -344.680
Saldo voor reserveringen -339.865 -355.638 -345.922 -353.075 -344.680 -344.680
Reserves3.65150200-28-28

Onttrekking reserves 3.539 3.170 0 0 -28 -28
Toevoeging reserves 0 3.000 0 0 0 0
Vrijval reserves 112 332 0 0 0 0
Saldo -336.214 -355.136 -345.922 -353.075 -344.708 -344.708

Financiële bijstellingen

Bijstellingen Overhead - ConcernondersteuningBegroting 2020
Oorspronkelijke begroting 2020 -347.063
Bijstellingen Eerste Herziening 2020 -8.073
Aanvulling budget energie als gevolg van hogere energiebelasting Ramingsbijstellingen onvermijdelijk -400
Actualisatie kapitaallasten Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 0
Eenmalige lagere kosten als gevolg van de Corona crisis Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 410
Eigen Risico Dragerschap Uitvoeringslasten ZW WIA WGA Ramingsbijstellingen onvermijdelijk -725
Hogere kapitaallasten in verband met kortere afschrijvingstermijn Ramingsbijstellingen onvermijdelijk -128
Inzet vrijval bestemmingsreserve Vastgoed gebieden ten behoeve van doorontwikkeling huisvesting Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 0
Kasschuif 2019 ten behoeve van doorontwikkeling concernhuisvesting Ramingsbijstellingen onvermijdelijk -875
Kasschuif Digitaliseringsagenda Ramingsbijstellingen onvermijdelijk -500
Kostendekkende huur Concernhuisvesting Ramingsbijstellingen onvermijdelijk -3.300
Vrijval bestemmingsreserve Vastgoed gebieden ten behoeve van doorontwikkeling concernhuisvesting. Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 0
Bestemmingsreserve Energietransitie Reserves 0
Toevoeging Bestemmingsreserve herstelmaatregelen corona virus Reserves -3.000
Technische wijzigingen Technische wijzigingen 445
Begroting na wijzigingen -355.136

Toelichting financiële bijstellingen

Aanvulling budget energie als gevolg van hogere energiebelasting
Met ingang van 2019 is de energiebelasting in Nederland fors verhoogd. Dit werkt voor Concernhuisvesting zwaar door omdat de belasting hoger is voor grote panden. De hogere kosten konden deels uit de lopende begroting worden gedekt, maar er resteert een knelpunt van € 900. Voor een deel (€ 500) kan dit worden opgelost met incidentele meevallers in 2020. Het resterende knelpunt voor 2020 wordt met deze mutatie opgelost.

 

Actualisatie kapitaallasten
De kapitaallasten zijn aangepast op basis van daadwerkelijke activeringen in 2019, bijgestelde investeringskredieten alsmede geactualiseerde ramingen en de bouwrente van de jaarschijf 2020. Wijzigingen hebben zich voorgedaan bij de kredieten:

• Projectplan realisatie Businesscase gebieden
• Stadhuis Rotterdam realisatie servicecentrum Xl+
• Toegangscontrole gebouwen
• Laadvoorzieningen t.b.v. elektrificeren wagenpark
• Bouwkundige aanpassing Adriaan Volkerhuis
• Doorontwikkeling huisvesting
• Mobiele devices – Ipads & smartphones
• Mobiele devices – laptops
• ICT infrastructuur & werkplekapparatuur
• Concernbedrijfsvoeringssystemen

In de paragraaf Investeringen is een gedetailleerd overzicht opgenomen van deze aanpassingen. Dit is een saldo neutrale bijstelling omdat het effect binnen het taakveld wordt verschoven.

 

Eenmalige lagere kosten als gevolg van de Coronacrisis
Als gevolg van de coronacrisis worden er in 2020 minder interne evenementen en bijeenkomsten georganiseerd. Verder worden er minder kosten gemaakt voor Hospitality en dienstreizen en vallen de energielasten lager uit. Op basis van de huidige inzichten leidt dit per saldo tot een eenmalige besparing van € 410.

 

Eigen Risico Dragerschap Uitvoeringslasten ZW WIA WGA
Rotterdam was verzekerd bij het UWV voor de Ziektewet (ZW), Werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) en Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). In 2019 is besloten om dit per 1 januari 2020 in eigen beheer te gaan doen tegen aanzienlijk lagere kosten. De bruto besparing die hiermee wordt verwacht is ongeveer € 4 mln in 2020 en 2021, en € 2 mln vanaf 2022. Uit deze besparing worden de uitvoeringskosten (voor 2020 € 225 en structureel € 350) en kosten preventiebeleid (€ 500) (dus het voorkomen van instroom in de ZW of WIA /WGA) gedekt. De besparing is gecorrigeerd in de werkgeverspremies.

 

Hogere kapitaallasten in verband met kortere afschrijvingstermijn
Bij interne afstemming tussen Vastgoed en CHV is geconstateerd dat de activa van een aantal objecten van Vastgoed naar CHV overgeheveld dienen te worden. Het overhevelen van deze activa naar CHV leidt tot een knelpunt, omdat de afschrijvingstermijn van 40 jaar gaat naar de resterende looptijd van het huurcontract (de afschrijvingstermijn wordt minder lang). Daardoor stijgen de kapitaallasten bij CHV met € 128.

 

(Inzet) vrijval Bestemmingsreserve Vastgoed gebieden ten behoeve van doorontwikkeling huisvesting
De bestemmingsreserve Vastgoed gebieden bevat middelen ter dekking van kapitaallasten van voormalige deelgemeente locaties. De betreffende kapitaallasten vallen € 332 lager uit. Het bedrag uit deze reserve kan daardoor vrijvallen en wordt ingezet voor de verdere doorontwikkeling van de Concernhuisvesting.

 

Kasschuif 2019 ten behoeve van doorontwikkeling Concernhuisvesting
Medio 2019 zijn aanvullende afspraken gemaakt over de doorontwikkeling van de Concernhuisvesting en extra werkplekken. Hierdoor kon pas later worden gestart met de uitvoering, wat in 2019 leidde tot een onderbesteding. Deze onderbesteding wordt nu als ramingsbijstelling opgevoerd voor de uitvoering van de werkzaamheden in 2020 t/m 2023.

 

Kasschuif Digitaliseringsagenda
In 2019 was er een onderbesteding op de kosten van de digitaliseringsagenda. Deze onderbesteding wordt nu als ramingsbijstelling opgevoerd voor uitvoering van werkzaamheden in 2020.

 

Kostendekkende huur Concernhuisvesting
De kostendekkende huur voor Concernhuisvesting is door Vastgoed geactualiseerd. De stijging hiervan levert een knelpunt op van € 3,3 mln in 2020. De herberekening heeft een structureel effect, dit wordt meegenomen in de bestuursopdracht Vastgoed.

 

Bestemmingsreserve Energietransitie
Sommige projectbudgetten in het kader van de energietransitie zijn in 2019 niet volledig besteed door vertraging in de planning. De uitvoering ervan zal alsnog in 2020 plaatsvinden, waardoor de niet bestede middelen uit 2019 via een onttrekking uit de bestemmingsreserve Energietransitie aan de begroting 2020 toegevoegd worden.

 

Toevoeging Bestemmingsreserve herstelmaatregelen corona virus
Vanuit Rotterdam Sterker Door wordt gewerkt aan korte termijn maatregelen om de herstart van de stad na de lockdown mogelijk te maken en te versterken. Dit betreft initiatieven die gericht zijn op het beperken van de negatieve gevolgen van de coronacrisis of de voorbereidingen op de 1,5 meter samenleving. Voorgesteld wordt om hiervoor € 3 mln beschikbaar te stellen. Noodzakelijke initiatieven die niet gefinancierd kunnen worden uit afstel en uitstel van geplande activiteiten kunnen (deels) uit dit budget worden bekostigd.

 

Technische wijzigingen
In taakveld Overhead - Concernondersteuning zijn er diverse technische wijzigingen geweest. Direct achter de technische wijziging is het effect op het saldo weergegeven. De grootste wijzigingen zijn:

  • Herverdeling van de budgetten omtrent de Digitaliseringsagenda (€ 4 mln), doordat de uitvoering van enkele deelprojecten binnen andere beleidsprogramma's plaatsvindt, voornamelijk binnen programma Werk en inkomen.
  • Correctie budgetoverheveling Overhead (€ 500) vanuit programma Overhead naar programma Volksgezondheid en zorg vanwege een correctie op eerdere overhevelingen van overheadbudgetten naar aanleiding van verzelfstandigingen in 2017.
  • Decentralisatie budget catering buiten de werkplek (€ 227) in verband met het terugleggen van de budgettaire verantwoordelijkheid voor catering buiten de werkplek bij de (afnemende) clusters. Hiertoe worden de bijbehorende centrale budgetten vanuit programma Overhead gedecentraliseerd, hetgeen een financieel effect heeft op diverse beleidsprogramma’s.
  • Overheveling functies gemeentelijke taken kinderopvang (- € 285) door een aangebrachte scheiding tussen de gemeentelijke taken en GGD taken. Vanuit programma Volksgezondheid worden de betreffende functies en het bijbehorende budget overgeheveld naar programma Overhead.
  • Digitale stad (- € 650). Voor het project Digitale Stad wordt een bedrag van € 650 aan budget overgeheveld vanuit Programma Stedelijke inrichting en ontwikkeling naar Programma Overhead.
  • Aanpassing interne leveringen (- € 155). Als gevolg van lagere kosten was de IT begroting reeds neerwaarts bijgesteld. Na onderlinge afstemming worden nu ook de interne leveringen aan het programma Bestuur en Dienstverlening aangepast.
  • Overheveling budget inzet Business Intelligence (- € 555) voor de inzet van dedicated teams. Het personele budget op programma Overhead wordt verhoogd en de dekking komt vanuit de programma’s Beheer van de stad en Openbare orde en veiligheid. Met deze middelen zijn medewerkers aangenomen, waar voorheen sprake was van incidentele opdrachten en/of inhuur.  
  • Mutaties overhead als gevolg van groei/krimp van het concern (- € 140). Sinds 2 jaar geldt voor de overhead de zogenaamde meebeweegsystematiek, waarbij de overhead mee groeit of mee krimpt met de omvang van het concern. Analoog aan de gevolgde werkwijze bij de vorige P&C documenten heeft bij de interne budgetronde 2020 ook voor alle wijzigingen op arbeidskosten (personeel & inhuur) een herberekening van de overhead plaatsgevonden.
  • Activering overhead Concernondersteuning: (- € 3,6 mln *)
  • Actualiseren indexatie loonkosten 2020 (€ 1,2 mln *)
  • Doorbelasting traineeprogramma (€ 637). Eind 2019 is de nieuwe opzet van het traineeprogramma vastgesteld in de Concerndirectie. Op basis van een gehouden inventarisatie naar de behoefte aan inzet van trainees, worden de materiële kosten van het traineeprogramma door middel van een interne doorbelasting verdeeld over diverse taakvelden. Voor 2020 betreft dit een doorbelasting naar andere taakvelden vanuit taakveld Concernondersteuning voor een bedrag van € 637.

  • Dienstverlening door interimmanagers (BRIM) en projectleiders (Projectenpool) (€ 0). In verband met de hogere inzet bij de clusters op het gebied van interim management en projectleiding, worden de personele lasten verhoogd met € 860. De dekking vindt plaats via een doorbelasting naar de clusters.

  • Onttrekking aan de reserve Doorontwikkeling organisatie (€ 0) in verband met de transitie van Projecten en Subsidieadministratie (ProSa), ontwikkelplannen, WW begeleiding, transferkosten en zogenaamde dakpanconstructies. De apparaatslasten worden hierbij verhoogd met € 1,4 mln. De dekking vindt plaats door overheveling van zowel de kostenbudgetten als de onttrekking aan de reserve Doorontwikkeling Organisatie vanuit taakveld Overige baten en lasten - Van Werk Naar Werk / VOIL.

  • Interne herschikking van budgetten (€ 0) op basis van de huidige inzichten. Hierbij zijn de apparaatslasten verhoogd met € 1,6 mln.
  • Diverse wijzigingen (- € 523) van materiële en personele budgetten vanuit diverse taakvelden naar taakveld Concernondersteuning.

(*) Voor een nadere toelichting op deze technische wijzigingen wordt verwezen naar paragraaf Samenvatting bijstellingen.

Omschrijving taakveld

Voor meer informatie wordt verwezen naar de paragraaf Bedrijfsvoering.

 

Beleidskaders, beleidsmonitoren en wet- en regelgeving

Beleidskader

Beleidsmonitor

Wet- en regelgeving