Wat hebben we bereikt en wat hebben we daarvoor gedaan?

Er is in 2018 geconstateerd dat een aantal prioriteiten raakvlakken hebben met elkaar, zoals integrale huisvestingsplannen en het herijken van de meerjarenbegroting. In 2018 is de Bestuursopdracht Maatschappelijk Vastgoed vastgesteld. Dit moet een totaalbeeld geven van het knelpunt in de meerjarenbegroting van Vastgoed. Noodzakelijk om goed inzicht te krijgen is samen met de beleidsdirecties bepalen welke gebruikers in welke objecten nu behoren tot de kernportefeuille en welke ook niet. Dit heeft geleid tot een flinke dataschoning in de maatschappelijke portefeuille. Ook is in 2018 gestart met een evaluatie van de maincontracten. Dit zal ook in 2019 moeten leiden tot een nieuw plan van aanpak voor het onderhoud, gebaseerd op objectvisies.

Toelichtingen ontwikkelingen

Uitvoeringsagenda Vastgoed

De Uitvoeringsagenda Vastgoed bevat onderwerpen die van belang zijn om de afdeling verder te ontwikkelen. De volgende onderwerpen zijn in 2018 gestart dan wel uitgevoerd:

 

1. Organisatie

In 2018 is de organisatie van de afdeling gewijzigd van gebiedsgerichte aansturing naar functionele (productgerichte) aansturing. Deze verandering zorgt voor een betere aansluiting van het werkveld bij de beleidsdirecties.

 

2. Doorontwikkeling bedrijfsvoering

In 2018 lag de focus op de begroting inzichtelijk maken door;

1. het analyseren van de kostensoorten en het analyseren van de componenten die deel uitmaken van het rekenmodel voor de berekening van de kostendekkende huur
2. een eerste inventarisatie voor het strategisch personeelsplan is opgeleverd, waarmee inzicht is gekregen hoe de formatie zich de komende jaren ontwikkelt.
3. ook is de 1e fase begroting op orde afgerond.

 

3. Bestuursopdracht Maatschappelijk Vastgoed

Vanuit de Bestuursopdracht Maatschappelijk Vastgoed is er in 2018 veel afstemming geweest met de beleidsdirecties over de vastgoed portefeuille. Het doel van deze afstemming was om na te gaan of alle panden efficiënt werden gebruikt en of zij voor maatschappelijke doeleinden werden gebruikt. Daarnaast is er een analyse uitgevoerd op de systematiek van de kostendekkende huur. De analyse is uitgevoerd in 2018. Samen met de beleidsdirecties wordt deze analyse gebruikt om de systematiek te verfijnen.

Wat heeft het gekost?

Toelichting op overzicht van afwijkingen

Eind 2017 is de uitvoeringsagenda Vastgoed vastgesteld. Een belangrijk onderdeel van de uitvoeringsagenda is 'de begroting op orde''. Met 'de begroting op orde' wordt toegewerkt naar een transparante begroting die sluitend is. In 2018 is gestart met een uitgebreide analyse op de kostendekkende huursystematiek en een nadere analyse op andere begrotingsposten. Ook zijn
verbeteringen ingezet om het onderhoud beter te kunnen ramen en te kunnen uitvoeren. Hoewel er vorderingen zijn gemaakt, zijn er nog stappen te zetten. De resultaten 2018 moeten in dit licht worden bezien.

 

1. Opbrengsten

De opbrengsten zijn € 1,7 mln hoger. Vanwege het doorschuiven van verkopen naar 2019 is de verkoopopbrengst € 700 lager dan verwacht. Het gaat hier om objecten die voor de organisatiewijziging onderdeel uitmaakte van de maatschappelijke portefeuille. Inmiddels zijn deze ondergebracht in de niet kern-portefeuille.  Daarnaast zijn de overige opbrengsten € 905 hoger dan verwacht. Dit wordt mede veroorzaakt door de doorberekening van rioolheffing voorgaande jaren aan schoolbesturen. Daarnaast heeft er een herziening plaatsgevonden van de btw op investeringen aan sportobjecten die aan het Sportbedrijf worden verhuurd. Dat levert een eenmalige incidentele meevaller op van € 1,5 mln.

 

2. Project Collectiegebouw (Boijmans van Beuningen)

Afgesproken is dat het project Collectiegebouw Boijmans van Beuningen niet door de gemeente wordt gefinancierd. Omdat de projectleiding wel door de gemeente wordt gedaan, lopen ook de financiën via de gemeentebegroting. De kosten en opbrengsten zijn niet begroot wat zowel een verschil bij de baten als bij de lasten oplevert. Per saldo heeft het geen resultaatseffect voor de gemeente.

 

3. Onderhoudslasten

De onderhoudskosten zijn in totaal met € 12,7 mln overschreden. De reguliere onderhoudslasten zijn met € 10,5 mln overschreden. Er is intensief gestuurd door de afdelingsleiding op het uitvoeren van onderhoud door de organisatie. De afgelopen jaren is regelmatig het onderhoudsbudget niet gerealiseerd. Dit heeft grote invloed op de kwaliteit van de objecten en geeft (terecht) discussie met onze opdrachtgevers die wel voor onderhoud betalen via de kostendekkende huur. Om de kerntaak te verbeteren is afgelopen jaar flink gestuurd op onderhoud om geen verdere degradatie te krijgen van de objecten.

Tevens zijn de incidentele onderhoudslasten met € 2,2 mln overschreden. Dit is onderhoud waarvoor geen dekking is binnen de begroting. Deze kosten worden niet via de huur doorberekend aan de huurders. Hiervoor is in 2013 bij de bestuurlijke besluitvorming rond de kostendekkende huur expliciet gekozen. Bij incidenteel onderhoud moet gedacht worden aan kosten voor asbestsanering, bodemsanering, funderingsverbetering en (vervroegd) onderhoud als gevolg van gewijzigde wetgeving en of strengere veiligheidsvoorschriften.
 

4. Diverse lasten waaronder energie en interne verrekeningen

De energielasten zijn € 1,5 mln hoger dan begroot. De realisatie van zakelijke lasten is deels verantwoord onder product commercieel vastgoed waardoor er een voordeel is van € 700. Er is sprake van een hogere interne verrekening dan begroot van € 1,7 mln.

De apparaatslasten zijn € 500 lager dan begroot, doordat vacatures gaandeweg het jaar zijn ingevuld of nog ingevuld moeten worden (verloop en doorstroom). Er is € 500 minder gedoteerd aan de voorziening dubieuze debiteuren dankzij een beter debiteurenbeheer en kwalitatieve financiële toetsing voorafgaand aan het sluiten van huurovereenkomsten. Ook is de realisatie van verzekeringen € 289 lager dan begroot.

 

5. Lagere onttrekking reserves

Voor de extra beheersmaatregelen rond het museumgebouw van Museum Boijmans van Beuningen is een reserve gevormd. De aanbesteding is voor een deel goedkoper uitgevallen dan begroot waardoor er minder onttrokken hoefde te worden vanuit de reserve.

Toelichting op overzicht van bijstellingen

Capaciteitsuitbreiding en verbeteracties uitvoeringsagenda Vastgoed

Vastgoed heeft in 2017 extra middelen gekregen om de capaciteit tijdelijk en structureel te kunnen verhogen. Het werven van nieuw personeel neemt de nodige tijd in beslag. De extra capaciteit is hierdoor gefaseerd over het jaar gerealiseerd. Tijdelijke capaciteit is vooral ingezet op formulering van de procedures, dataschoning en de inhuur van een projectleider voor de implementatie van een nieuw vastgoedbeheersysteem. De gewenste inrichting van het nieuwe vastgoedbeheersysteem wordt in 2019 uitgevoerd. De lijnorganisatie wordt in 2019 extra ondersteund met dataschoners zodat de conversie naar het nieuwe systeem met ‘schone’ data geschiedt. Structureel is de organisatie versterkt, zowel kwalitatief als kwantitatief. Ter ondersteuning van het management is een projectdirecteur toegevoegd om de 'Uitvoeringsagenda' extra krachtig te kunnen oppakken. In 2019 zal de inzet van de projectdirecteur verminderen. Het management laat zich ondersteunen door een externe klankbordgroep. Een van de aandachtspunten in de 'Uitvoeringsagenda' is cultuur. Hiertoe is een energieprogramma gestart in 2018 en dit gaat verder in 2019. Het strategische personeelsplan is voortvarend opgepakt.

 

Actualisatie programmalasten

In 2013 is de systematiek van kostendekkende huur geïntroduceerd. Uit een uitgevoerde analyse blijkt dat niet alle kosten die moeten worden gemaakt voor het beheer van het vastgoed in de systematiek zijn verwerkt. Voorbeelden hiervan zijn kosten voor incidenteel onderhoud en leegstand. Daarnaast zijn er nog andere oorzaken, met name in de niet-kernportefeuille, die los staan van de systematiek van de kostendekkende huur. Voorbeelden hiervan zijn leegstand in de niet kern-portefeuille en aanhouden van panden voor strategische doeleinden. Dit heeft als consequentie dat de uitgaven bij normale bedrijfsvoering altijd hoger zijn dat het beschikbare budget. Er is gewerkt met een stelpost. Daarmee wordt bedoeld dat naar mogelijkheden gekeken moest worden voor ombuigingen om binnen de begroting te blijven. Met de extra baten uit de brandstofverkooppunten kon de stelpost vrijwel in een keer worden gedekt.

Het ontstaan van het knelpunt ligt in de volgende oorzaken:

• onvolledige dekking van kosten via de kostendekkende huur (€ 4 mln). Een interne evaluatie van het systeem van de kostprijsdekkende huur heeft de conclusie opgeleverd dat niet alle kosten in de maatschappelijke portefeuille volledig worden verhaald op de huurders. Hieronder vallen onder meer ongedekte beheerkosten, incidentele onderhoudskosten, kosten voor vastgoedontwikkeling en oninbaarheid van vorderingen. Er zit geen opslag voor deze zaken in het gehanteerde systeem van kostprijsdekkende huur

• leegstandskosten (€ 3 mln). Leegstand en niet kostendekkende verhuringen niet-kernportefeuille, inclusief (voormalig) maatschappelijk vastgoed

• afrekening zakelijke lasten (€ 1 mln). De afrekening zakelijke lasten over voorgaande jaren zorgt incidenteel voor dubbele lasten. Deze kosten waren niet begroot

• niet kostendekkende interne huur voor de portefeuille Concernhuisvesting (€ 1 mln)

• overige afwijkingen (€ 1 mln)