Voorjaarsnota 2025
Informatievoorziening en IT
Paginanummer in website: 208Informatievoorziening en IT
Digitalisering
De snelle ontwikkeling van technologie leidt tot een digitale transformatie van de hele samenleving. De manier verandert waarop Rotterdammers werken, onderwijs volgen, wonen, zorg ontvangen, recreëren en zich verplaatsen. De organisatie moet goed toegerust zijn om met deze ontwikkelingen mee te bewegen. Digitalisering biedt mogelijkheden om de gemeentelijke dienstverlening te verbeteren en de collegedoelen sneller en beter te realiseren. Om die mogelijkheden te benutten, moet de gemeente over betrouwbare ICT-voorzieningen beschikken, snel en flexibel inspelen op nieuwe ontwikkelingen en zich daarbij oriënteren op de effecten van digitale transformatie op de rol van overheden in de samenleving.
De ‘Opgave digitale transformatie’ bevat de speerpunten voor de veranderopgaven die uit de digitalisering volgen. Voor de digitale transformatie die de gemeente Rotterdam wil realiseren, leiden initiatieven uit de hele organisatie tot efficiëntere en meer gebruiksvriendelijke dienstverlening die aansluit bij wat de Rotterdammer vraagt. Hierbij is aandacht voor training van medewerkers zodat zij vertrouwd raken met nieuwe systemen en technologieën.
Informatietechnologie is een aanjager voor verandering en helpt om processen te verbeteren en besparingen te realiseren. Het gemeentelijke team Digitale Transformatie werkt aan de nodige organisatorische veranderingen, mede in verband met de organisatieopgave Kiezen voor Rotterdam.
De behoefte aan meer digitale onafhankelijkheid (soevereiniteit) groeit. Rotterdam werkt als uitvoeringsorganisatie samen met de andere drie grote gemeenten, VNG en het Rijk aan strategische keuzes en mogelijkheden.
Speerpunten:
- De toedeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden (governance) voor de toepassing van algoritmen is ruim twee jaar in werking. De governance is inmiddels geëvalueerd en de Rekenkamer Rotterdam heeft een onderzoeksrapport gepubliceerd. Het college en de gemeenteraad hebben de conclusies en aanbevelingen uit dit rapport omarmd. Met het algoritmeregister communiceert Rotterdam over de werkwijze voor algoritmen. De gemeente is actief betrokken bij landelijke en Europese ontwikkelingen en krijgt ondersteuning van de Algoritmeadviesraad (AAR). De AAR is een externe, onafhankelijke adviescommissie van Rotterdam. Het jaarverslag 2024 is in april 2025 gepubliceerd.
- De herijkte datastrategie is vastgesteld. De focus ligt op het halen van waarde uit data. Met de clusters wordt onderzocht welke maatschappelijke opgaven bij hen spelen en hoe data hen kan helpen. Vanuit het dataperspectief zet de gemeente in op: bevorderen van verantwoord datagebruik, verankeren van betere besluitvorming over datagebruik, optimaliseren van processen zodat data efficiënter en effectiever kan worden gebruikt en het creëren van een federatief datastelsel dat zoeken, delen, ontsluiten en gebruik van data makkelijker maakt.
- Een organisatiebrede betrokkenheid bij Europese subsidieprojecten. Daarnaast werkt Rotterdam samen met Europese partners. Hierbij is aandacht voor de zich continu ontwikkelende Europese wet- en regelgeving. Rotterdam versterkt zijn positie in Europa door de ontwikkeling van het Digital Office Europe en de actieve rol in het Digital Forum van Eurocities (grotestedennetwerk). Van dit forum is Rotterdam van 2023 tot 2025 de voorzitter.
- Voortzetting van de bestuurlijke samenwerking met andere grote gemeenten en in VNG-verband (Vereniging van Nederlandse Gemeenten): waar mogelijk groeit deze samenwerking naar één gezamenlijke digitale overheidsarchitectuur en één basisinfrastructuur, gebaseerd op gedeelde kaders en voorzieningen. Bij dat laatste gaat het om Common Ground en Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (‘1x ontwikkelen, 350x toepassen’). De gemeente Rotterdam ontwikkelt samen met de VNG en andere gemeenten een aantal IT-producten voor publieke dienstverlening. Die komen voor alle gemeenten beschikbaar.
- Informatiebeveiliging: de bewustwordingscampagne ‘Blijf Alert’ loopt in 2025 door. De gemeente voldoet aan de landelijke verplichtingen, waaronder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten ’Eenduidige Normatiek Single Information Audit’ (ENSIA). Daarnaast levert Rotterdam inzet op professionalisering en ontwikkeling van de gehele veiligheidsketen (security), zowel intern als extern. Invoering van de wet Netwerk en Information Security (NIS2) in 2025 is daarbij het uitgangspunt.
- Nieuwe toegang tot systemen, de digitale werkomgeving, de integratie van data en werkomgevingen, en de IT- en data-infrastructuur: hiervoor gebruikt de gemeentelijke organisatie het programma Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI). De veranderingen zijn nodig vanwege de Wet digitale overheid. Deze regelt dat Nederlandse burgers en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen.
Informatiehuishouding en de Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) stimuleert de overheid tot een betere informatiehuishouding en actieve beschikbaarstelling van informatie. Transparant overheidshandelen vraagt om snel te kunnen laten zien wat, wanneer en met wie gecommuniceerd is, en welke acties zijn uitgevoerd. Dat geldt voor het handelen van het bestuur – gemeenteraad, college, burgemeester – en voor de ambtelijke organisatie.
Het programma Rotterdam Transparant zorgt voor een soepele invoering van de Woo binnen de organisatie. Het programma werkt samen met de overige 3 grote steden en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De invoering richt zich op de 11 categorieën van informatiestromen waarvan de overheid verplicht is documenten actief te publiceren. Eind 2026 moet de gemeente de wet hebben ingevoerd. Om dat te realiseren, zet het invoeringsprogramma in op bewustwording bij medewerkers over het belang van transparantie. Medewerkers krijgen ondersteuning via ‘e-learning’ en trainingen ‘openbaar-proof schrijven’.
Voor de Woo is nog geen landelijk publicatieplatform beschikbaar. Wel is er inmiddels een verwijsindex (de Woo-index) voor de website overheid.nl. Op 1 november 2024 is de verplichting van art 3.3 deels in werking getreden door de verplichte publicatie van de documentcategorieën Wet- en regelgeving en Organisatiegegevens. Rotterdam publiceert deze documenten al via de verplichte Woo-index.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft nog geen planning afgegeven voor verplichte publicatie van alle documentcategorieën van medeoverheden. Wel is de verwachting dat eind 2025 de tweede tranche, met daarin de Raadsstukken, bestuursstukken, adviezen, Woo-verzoeken en jaarplannen en -verslagen, volgens de Woo-eisen actief openbaar moet zijn gemaakt. Dat betekent onder andere publicatie binnen 14 dagen na besluitvorming.
Op de gemeentelijke website staat per informatiecategorie een opsomming van de beschikbare openbare documenten van de gemeente Rotterdam.
Afhandeling van Woo verzoeken
Tot 30 april 2025 zijn 147 verzoeken ingediend. 37 % van de ingediende Woo-verzoeken wordt tijdig afgehandeld.
Er is de afgelopen jaren een duidelijke toename in de omvang, complexiteit en het aantal ingediende Woo-verzoeken. Ten opzichte van dezelfde periode in 2024 is het aantal ingediende Woo-verzoeken met 33% toegenomen. Ondanks deze toename is het met gelijkblijvende capaciteit gelukt het percentage tijdig afgehandelde Woo-verzoeken stabiel te houden. De behandeling van de Woo-verzoeken zelf, de samenhangende juridische procedures en nog niet afgeronde complexe verzoeken uit eerdere jaren vragen aanzienlijk veel capaciteit en tijd en wegen zwaar op de doorlooptijd van lopende zaken.
Acties verbetering tijdigheid
Het centrale Woo-team zet op basis van de beschikbare capaciteit sterk in op optimalisatie van het proces en verbetering van de samenwerking met interne en externe partners om de doorlooptijden zo kort mogelijk te houden.
Landelijke ontwikkelingen
De bij de gemeente geconstateerde knelpunten om te voldoen aan de wettelijke eisen voor tijdige afhandeling van Woo-verzoeken, wordt landelijk ervaren. Daarom gaf het Ministerie van Binnenlandse Zaken in 2023 opdracht voor een invoeringstoets. Hieruit blijkt dat vrijwel alle overheidsinstanties te maken hebben met uitvoeringsproblemen, waaronder trage afhandelingstermijnen. Naar aanleiding hiervan zijn in juni 2024 maatregelen aangekondigd om de uitvoering van de Woo te verbeteren. Dit jaar worden deze maatregelen nader geconcretiseerd. De Woo blijft daarmee onderwerp van continue aanpassing en verbetering, met als blijvend streven een open overheid te realiseren.
Informatiehuishouding als randvoorwaarde
De organisatie werkt aan volledigheid en een betere vindbaarheid van een enorme hoeveelheid informatie. Die informatie is vooral in digitale vorm beschikbaar, maar ook op papier.
Informatiebeheer staat direct in verband met openbaarheid, privacybescherming en informatiebeveiliging. De organisatie zet in op bewustwording bij alle medewerkers, zodat zij zorgvuldig met gegevens en informatie omgaan en zorgen voor juiste dossiervorming. Dit alles leidt tot het beschikbaar en vindbaar maken van informatie die de gemeente bovendien volledig en veilig bewaart. Zo kan de gemeente de bestuurlijke besluitvorming inzichtelijk maken, bijvoorbeeld via Woo-verzoeken en - in de nabije toekomst - ook door actieve openbaarmaking van documenten.