Informatievoorziening en IT

Digitalisering

De snelle ontwikkeling van technologie leidt tot een digitale transformatie van de hele samenleving. De manier verandert waarop Rotterdammers werken, onderwijs volgen, wonen, zorg ontvangen, recreëren en zich verplaatsen. De organisatie moet goed toegerust zijn om met deze ontwikkelingen mee te bewegen. Digitalisering biedt mogelijkheden om de gemeentelijke dienstverlening te verbeteren en de collegedoelen sneller en beter te realiseren. Om die mogelijkheden te benutten, moet de gemeente over betrouwbare ICT-voorzieningen beschikken, snel en flexibel inspelen op nieuwe ontwikkelingen en zich daarbij oriënteren op de effecten van digitale transformatie op de rol van overheden in de samenleving.

De ‘Opgave digitale transformatie’ bevat de speerpunten voor de veranderopgaven die uit de digitalisering volgen. Voor de digitale transformatie die de gemeente Rotterdam wil realiseren, leiden initiatieven uit de hele organisatie tot efficiëntere en meer gebruiksvriendelijke dienstverlening die aansluit bij wat de Rotterdammer vraagt. Hierbij is er aandacht voor training van medewerkers zodat zij vertrouwd raken met nieuwe systemen en technologieën.

Informatietechnologie is een aanjager voor verandering en helpt om processen te verbeteren en besparingen te realiseren. Het gemeentelijke team Digitale Transformatie werkt aan de nodige organisatorische veranderingen, mede in verband met de organisatieopgave Kiezen voor Rotterdam.

Speerpunten:

• De toedeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden (governance) voor de toepassing van algoritmen is bijna twee jaar in werking. De governance is inmiddels geëvalueerd en de Rekenkamer Rotterdam heeft een onderzoeksrapport gepubliceerd. Het college en de gemeenteraad hebben de conclusies en aanbevelingen uit dit rapport omarmt. Met het algoritmeregister communiceert Rotterdam over de werkwijze voor algoritmen. De gemeente is actief betrokken bij landelijke en Europese ontwikkelingen en krijgt ondersteuning van de Algoritmeadviesraad (AAR). De AAR is een externe, onafhankelijke adviescommissie van Rotterdam.
• Verdere invoering van de datastrategie: in het eerste kwartaal van 2024 zijn binnen de organisatie de knelpunten opgehaald in het werken met data met de huidige voorzieningen. Dit heeft geleid tot verbetervoorstellen. De organisatie pakt deze voorstellen op, rekening houdend met de organisatieopgave Kiezen voor Rotterdam. Een van de verbetervoorstellen is het beschikbaar maken van open data te stimuleren. In de loop van 2024 moet dit, met inzet van andere instrumenten, leiden tot een nieuwe datastrategie met als uitgangspunt 'van data naar waarde'.
• Een organisatiebrede betrokkenheid bij Europese subsidieprojecten. Daarnaast werkt Rotterdam samen met Europese partners. Hierbij is aandacht voor de zich continu ontwikkelende Europese wet- en regelgeving. Rotterdam versterkt zijn positie in Europa door de ontwikkeling van het Digital Office Europe en de actieve rol in het Digital Forum van Eurocities (grotestedennetwerk). Van dit forum is Rotterdam van 2023 tot 2025 de voorzitter. In maart 2024 was Rotterdam gastheer voor dit Forum, met Digitale Inclusie als centraal thema.
• Voortzetting van de bestuurlijke samenwerking met andere grote gemeenten en in VNG-verband (Vereniging van Nederlandse Gemeenten): waar mogelijk groeit deze samenwerking naar één gezamenlijke digitale overheidsarchitectuur en één basisinfrastructuur, gebaseerd op gedeelde kaders en voorzieningen. Bij dat laatste gaat het om Common Ground en Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (‘1x ontwikkelen, 350x toepassen’). De gemeente Rotterdam ontwikkelt samen met de VNG en andere gemeenten een aantal IT-producten voor publieke dienstverlening. Die komen voor alle gemeenten beschikbaar.
• Informatiebeveiliging: de bewustwordingscampagne ‘Blijf Alert’ loopt in 2024 door. De gemeente voldoet aan de landelijke verplichtingen, waaronder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten ’Eenduidige Normatiek Single Information Audit’ (ENSIA). Daarnaast levert Rotterdam inzet op professionalisering en ontwikkeling van de gehele veiligheidsketen (security), zowel intern als extern. Invoering van de wet Netwerk en Information Security (NIS2) in 2025 is daarbij het uitgangspunt.

Nieuwe toegang tot systemen, de digitale werkomgeving, de integratie van data en werkomgevingen, en de IT- en data-infrastructuur: hiervoor gebruikt de gemeentelijke organisatie het programma Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI). De veranderingen zijn nodig vanwege de Wet digitale overheid. Deze regelt dat Nederlandse burgers en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen.

Informatiehuishouding en de Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) stimuleert de overheid tot een betere informatiehuishouding en actieve beschikbaarstelling van informatie. Transparant overheidshandelen vraagt om snel kunnen laten zien wat, wanneer en met wie gecommuniceerd is, en welke acties zijn uitgevoerd. Dat geldt voor het handelen van het bestuur – gemeenteraad, college, burgemeester – en voor de ambtelijke organisatie.

Het programma Rotterdam Transparant zorgt voor een soepele invoering van de Woo binnen de organisatie. Het programma werkt samen met de 4 grote steden (G4) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De invoering richt zich op de 11 categorieën van informatiestromen waarvan de overheid verplicht is documenten actief te publiceren. Eind 2026 moet de gemeente de wet hebben ingevoerd. Om dat te realiseren zet het invoeringsprogramma in op bewustwording bij medewerkers van het belang van transparantie. Medewerkers krijgen ondersteuning via ‘e-learning’ en trainingen ‘openbaar-proof schrijven’.

Voor de Woo is er nog geen landelijk publicatieplatform beschikbaar. Wel is er inmiddels een verwijsindex (de Woo-index) voor de website overheid.nl. De verwachting is verder dat met ingang van 1 november 2024 deels de verplichting in werking treedt (artkel 3.3) over de verplichte publicatie van de documentcategorieën Wet- en regelgeving en Organisatiegegevens. Rotterdam publiceert deze documenten al via de verplichte Woo-index. 

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft nog geen planning afgegeven voor de verplichting van publiceren voor de overige documentcategorieën van medeoverheden. Op de gemeentelijke website staat per informatiecategorie een opsomming van de beschikbare openbare documenten van de gemeente Rotterdam.

Afhandeling van Woo verzoeken

Tussen 1 januari 2024 en 1 augustus 2024 zijn 192 nieuwe verzoeken vastgelegd in het zaaksysteem van het Woo-team. Dat is een aanzienlijke toename over dezelfde periode vorig jaar, toen de teller op 144 stond. Van de 192 ontvangen verzoeken zijn 81 verzoeken inmiddels via de Woo afgehandeld. Daarnaast zijn 50 verzoeken afgebroken in het zaaksysteem. Het gaat bijvoorbeeld om ingetrokken verzoeken of om verzoeken die de organisatie op een andere wijze afhandelt dan via de Woo. Naast verzoeken zijn bij de gemeente Rotterdam 22 zienswijzen gevraagd en afgehandeld die betrekking hadden op Woo-dossiers van andere overheden.

Van de afgehandelde verzoeken over de periode januari tot augustus is 41% tijdig afgehandeld. De afgelopen jaren zijn er steeds meer omvangrijke, ingewikkelde Woo-verzoeken ingediend. De afhandeling daarvan kost veel tijd. Dit is onder andere zichtbaar in het percentage tijdig afgehandelde verzoeken en in de werkdruk op Woo-dossiers. Inclusief de openstaande Woo-verzoeken uit 2023 is 48% van alle Woo-verzoeken op peildatum 1 augustus 2024 binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Daarmee blijft de tijdige afhandeling van de verzoeken een aandachtspunt.

In samenwerking met het programma Rotterdam Transparant werkt het Woo-team aan de evaluatie en verbetering van het Woo-proces. De rol van de clusters in dit proces is daarin nog niet meegenomen. De landelijke ontwikkelingen zijn al wel in beeld. Zo blijkt uit de invoeringstoets Woo dat vrijwel alle overheden te maken hebben met uitvoeringsproblemen. Deels zijn de problemen op te lossen door sneller en beter contact met de verzoeker. Maar ook is er mogelijk een aanpassing van de wet nodig voor de complexe en omvangrijke verzoeken, en voor oneigenlijke verzoeken. In de verbetering van het Woo-proces bij onze gemeente wordt wel gekeken naar de rol van de clusters. Het punt over de eventuele aanpassing van de Woo heeft geleid tot een brief van de VNG hierover aan de betrokken staatssecretaris. Bij deze brief heeft de VNG inbreng betrokken van de vier grote gemeenten (G4). In de brief bepleit de VNG de noodzaak van een wetswijziging.

Informatiehuishouding als randvoorwaarde

De organisatie werkt aan een betere vindbaarheid en volledigheid van een enorme hoeveelheid informatie. Die informatie is vooral in digitale vorm beschikbaar, maar ook op papier.

Informatiebeheer staat direct in verband met openbaarheid, privacybescherming en informatiebeveiliging. De organisatie zet in op bewustwording bij alle medewerkers, zodat zij zorgvuldig met gegevens en informatie omgaan en zorgen voor juiste dossiervorming. Dit alles leidt tot het beschikbaar en vindbaar maken van informatie die de gemeente bovendien volledig en veilig bewaart. Zo kan de gemeente de bestuurlijke besluitvorming inzichtelijk maken, bijvoorbeeld via Woo-verzoeken en - in de nabije toekomst - ook door actieve openbaarmaking van documenten.