Frauderisicomanagement

Jaarstukken 2025

Paginanummer in website: 188

Frauderisicomanagement

De gemeente Rotterdam heeft gedragscodes en integriteitscodes ontwikkeld om fraude tegen te gaan. Voor de materieel financieel kritieke processen is per proces een frauderisico-analyse opgesteld. In deze analyse staan risico’s vanuit het perspectief druk, gelegenheid en rationalisatie uitgelegd en zijn beheersmaatregelen in kaart gebracht.

Om fraude te voorkomen en op tijd te ontdekken, zet de gemeente in op bewustwording en preventie. Dit zijn vaste onderdelen in de 5 pijlers van integriteitsbeleid. Daarbij laten aangetoonde schendingen na onderzoek weer de kwetsbaarheden zien. Dat geldt ook voor actief zoeken, steekproeven en gegevensanalyse. Om bewustwording te vergroten zijn er binnen de gemeente projecten en activiteiten, zoals: trainingen, leiderschapsprogramma’s met onderdeel Ethisch Leiderschap, intervisiebijeenkomsten, rondetafelgesprekken, het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers, het afleggen van de ambtseed, vragen bij het medewerkersonderzoek en een e-learning integriteit. Naast de hierboven genoemde hard & soft controls, vormt coördinatie & toetsing een pijler van het integriteitsbeleid: toezien op de juiste toepassing van de regelgeving. De gemeente heeft hiervoor onder meer een meldregeling en een onderzoeksprotocol.

Afgelopen jaren is projectmatig veel bereikt in het vergroten van het bewustzijn van frauderisico’s, het per cluster beschrijven en monitoren van een top 3 aan fraude-risicovolle processen, en het op basis daarvan invoeren van passende maatregelen. Clusters hebben de significante risico’s beoordeeld: een top 3. En concernbreed: de 15 kritische processen. Enkele voorbeelden van door clusters benoemde risicovolle processen zijn:

bestuurlijke gevoelige en bedrijfsvertrouwelijke informatie
interactie met deelnemingen en leningnemers

De focus ligt op ‘het onderwerp op de agenda houden’ en om de aanpak verder te verstevigen actualiseren:

Actualisatie van risico-analyses inclusief beheersmaatregelen.
Registreren van nevenfuncties.
Sturing op aanwezigheid en het verhogen van de kwaliteit van de prestatieverklaringen.
Plan van aanpak frauderisicomanagement bij het cluster maatschappelijke ontwikkeling; met dit plan van aanpak wordt de fraudebestendigheid binnen het cluster verhoogd. Onderdeel van het plan van aanpak is het identificeren van frauderisico’s, het treffen van (aanvullende) maatregelen en het opzetten van een voorstel voor een meer integrale borging van het frauderisicomanagement.
Workshops streetwise en andere kennissessies; door middel van deze workshops zijn bewustwording, kennis en vaardigheden op het gebied van frauderisicomanagement verhoogd.
Screening; op basis van informatie van Justis zijn screeningscriteria opgesteld. Functies zijn op basis van die criteria ingedeeld naar niveaus van screening.

De Rekenkamer Rotterdam heeft in november 2023 een rapport uitgebracht over Ambtelijke integriteit, een onderzoek naar detecteren, oppakken en onderzoeken, afhandelen en leren. Vanuit dit onderzoek zijn een zestal aanbevelingen uitgebracht. Deze aanbevelingen zijn:

Richt 1 procedure in voor alle vermoedelijke integriteitsmeldingen (ongewenst gedrag, misstanden, schendingen).
Heroverweeg de rol en verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersonen.
Bereid leidinggevenden beter voor op hun rol in het integriteitsproces.
Zorg voor effectievere communicatie naar alle betrokkenen.
Vergroot uniformiteit, voorspelbaarheid en transparantie en kwaliteit en uitvoering van integriteitsonderzoeken.
Bevorder het lerend vermogen van de gemeente en maak ruimte voor reflectie.

Het rapport is in februari 2024 in de raad behandeld en alle aanbevelingen zijn omarmd. De organisatie is hard aan de slag om deze te realiseren, met het besef dat sommige aanbevelingen langdurige en consistente aandacht vereisen. De stand van zaken op dit moment is als volgt:

Ad 1: Afgerond. Op 31 maart 2025 is een centraal Meldpunt Integriteit opgericht, waar medewerkers alle vormen van niet-integer gedrag kunnen melden. Of dat nou gaat over fraude, vriendjespolitiek, pesten, seksuele intimidatie, diefstal, etc. Achter het meldpunt maken professionals een onderscheid in zakelijke of sociale integriteit met passende opvolging.

Ad 2. Afgerond: de vertrouwenspersonen zijn er alleen als gesprekspartner en adviseur van de medewerkers. Niet om te handelen of opvolging te geven aan signalen. Daarvoor zijn andere mechanismen (zoals melden bij je leidinggevende of het meldpunt)

Ad 3. Dit is een grote opgave met 800 leidinggevenden. Hier is veel aandacht voor in trainingen en leiderschapsprogramma’s. Samen met het DIG Office is een Inclusief & Ethisch leiderschapsprogramma ontwikkeld, dat komend jaar wordt uitgerold. Daarnaast is samen met het Meldpunt Integriteit een Portaal Integriteit opgezet, met specifieke informatie voor leidinggevenden.

Ad 4. Afgerond. Er is een Portaal Integriteit opgezet met veel informatie voor melders, beschuldigden en leidinggevenden. Er is een informatieflyer voor leidinggevenden ontwikkeld om hen ondersteuning te bieden in nazorg, maar ook tijdens het gehele proces van melden en eventueel onderzoek.

Ad 5. Afgerond. Deze is gerealiseerd door de meldingstoets in een 8-tal transparante stappen vast te leggen in het registratiesysteem, evenals het verbod voor leidinggevenden om zelf onderzoek te doen.

Ad 6. Dit is een grote en complexe opgave, die onze aandacht heeft en veel tijd vraagt, waar we actief mee bezig zijn.

Het aantal ontvangen meldingen en de aard van de vermoedens van integriteitsschendingen en misstanden staan in onderstaande tabel.

Indien de uitkomsten van de onderzoeken daar aanleiding toe geven zijn aanpassingen in de bedrijfsvoering doorgevoerd. Voor de nog in behandeling zijnde meldingen is op basis van de huidige informatie beoordeeld of er een risico op een materiële afwijking voor de jaarrekening bestaat. Op dit moment is daarvoor geen indicatie.

Categorie	Meldingen
Fraude en corruptie	35
Diefstal en verduistering	15
Geweld en intimidatie	16
Belangenverstrengeling	45
Verspilling en misbruik van gemeentelijke eigendommen	22
Misdragingen binnen en buitenwerktijd	45
Misbruik en manipulatie van informatie	60
Ongeoorloofde afwezigheid	5
Geen integriteit (na meldingstoets)	34
Geen integriteit maar ongewenste omgangsvormen	36
Totaal	313

Toelichting op enkele lopende onderzoeken

Onderzoek naar mogelijke fraude bij gebruik van de Spend Cloudpas

In 2025 is door ambtelijke oplettendheid geconstateerd dat er sprake is van mogelijke fraude in het boekjaar 2024, bij het gebruik van zogeheten Spend Cloudpassen door een voormalig uitzendkracht van de gemeente. De Spend Cloudpas wordt bij de Brede Ondersteuning van slachtoffers van het Toeslagenschandaal gebruikt om materiele verstrekkingen te betalen wanneer de gedupeerde inwoner niet zelf over de mogelijkheid beschikt een bankrekening te gebruiken (vanwege bewind of anderszins). Op deze wijze kunnen wijkcoaches gedupeerde inwoners snel en adequaat helpen. Het vermoeden is dat met de Spend Cloudpassen goederen zijn betaald, die niet bij de gedupeerden zijn terecht gekomen. Maatregelen zijn getroffen om herhaling te voorkomen, zoals een lagere limitering van de Spend Cloudpassen. Het onderzoek naar de mogelijke fraude door de voormalig medewerker, alsmede het onderzoek naar de brede inzet van de Spend Cloudpassen worden uitgevoerd door de Centrale Onderzoekseenheid. Beide onderzoeken zijn nog gaande en de exacte omvang van de mogelijke fraude is bij het uitbrengen van de jaarstukken 2025 nog niet vastgesteld. De totale omvang van de bestedingen door de Spend Cloudpassen bedraagt € 6,0 mln en is als maximale onzekerheid opgenomen in de jaarrekening 2025. Vooralsnog is uit de lopende onderzoeken niet gebleken dat gedupeerden benadeeld of betrokken zijn geweest.

Onderzoek naar mogelijke fraude en corruptie bij Stadsontwikkeling

Aanleiding voor extern onderzoek
Eind 2023 verschenen berichten in de media over vermeende fraude door een gemeenteambtenaar van het cluster Stadsontwikkeling. Desbetreffende ambtenaar zou volgens de berichtgeving als projectmanager nauw betrokken zijn geweest bij de inschakeling van aannemers en installatiebedrijven in opdracht van de gemeente Rotterdam bij een aantal projecten waaronder de renovaties van het Wereldmuseum, de Doelen en Boijmans Van Beuningen. Met een van deze bedrijven – een installatiebedrijf – zou betrokkene privé (buiten de gemeente om) nauwe banden onderhouden. Betrokkene zou met zijn bedrijf gelieerd zijn aan een aantal bedrijven waarin het installatiebedrijf een financieel belang zou hebben. De gemeente Rotterdam heeft naar aanleiding van de signalen in de media besloten een extern onderzoek te laten uitvoeren door een onafhankelijk bureau gespecialiseerd in forensisch onderzoek. Ook het Openbaar Ministerie (OM) is een onderzoek gestart.

Onderzoeksopdracht
Het college heeft de raad op 17 januari 2024 (Opdrachtverstrekking forensisch onderzoek, kenmerk 24bb000226) op de hoogte gebracht van het onderzoek en de onderzoeksvragen van het externe onderzoek door het onafhankelijke bureau. Het onderzoek was opgesplitst in een persoonsgericht onderzoek en een breder onderzoek. Het persoonsgerichte onderzoek richtte zich op mogelijke integriteitsschendingen door betrokkene in relatie tot leveranciers, teneinde passende juridische en organisatorische maatregelen te kunnen nemen. In het brede onderzoek werd onderzocht of het ambtelijk apparaat onder leiding van het college adequaat gehandeld heeft naar aanleiding van de binnengekomen signalen. Dit brede onderzoek betrof zowel het handelen binnen de clusters (deel A) als binnen de integriteitsketen (deel B).

Status van het onderzoek
De gemeenteraad is op 4 februari 2025 via een raadsinformatiebrief (kenmerk 25bb000792) over de uitkomsten van het brede onderzoek en de voorlopige uitkomsten van het persoonsgerichte onderzoek geïnformeerd. In deze raadsinformatiebrief heeft het college van B&W haar reflectie op de bevindingen opgenomen. Vooralsnog is niet aangetoond dat de gemeente financieel is benadeeld in de onderzochte projecten. In het brede onderzoek zijn wel aandachtspunten ten aanzien van de interne beheersing geconstateerd. In het persoonsgerichte onderzoek is vooralsnog geconstateerd dat er bij betrokken ambtenaar sprake was van belangenverstrengeling. Daarnaast is van belang te melden dat het onderzoek dat wordt uitgevoerd door het OM nog niet is afgerond. Na afronding van dit onderzoek door het OM zal het college bepalen of vervolgonderzoek nodig is en of eventuele (civielrechtelijke) vervolgacties opportuun zijn.

Omdat het onderzoek van het OM nog niet is afgerond, is in kaart gebracht wat de omvang is van de bestedingen van de gemeente in 2025 bij de bedrijven die als object van onderzoek betrokken zijn. Hierbij is vastgesteld dat er geen financiële transacties meer zijn van inkooporders en contracten welke in de onderzoeksperiode zijn overeengekomen. Om deze reden is er in 2025 geen sprake meer van een onzekerheid.

Lopende acties
Het brede onderzoek, deel A en B, kan niet los gezien worden van eerder verschenen onderzoeken van Strated Consulting (“Onderzoek naar de kwaliteit van de Rotterdamse ambtelijke integriteitsketen” uit 2021) en de Rekenkamer Rotterdam (“Ambtelijke integriteit, onderzoek naar detecteren, oppakken en onderzoeken, afhandelen en leren” uit 2023). Vooruitlopend op de uitkomsten van het lopende externe onderzoek was de gemeente Rotterdam al gestart met het opvolging geven aan de aanbevelingen uit deze twee eerder verschenen onderzoeken. De aanbevelingen uit het onderzoek door Strated Consulting zijn omgezet in actiepunten die geland zijn in het eerste actieplan integriteit. De actiepunten uit dit actieplan zijn grotendeels afgerond. De actiepunten die nog niet zijn afgerond, zijn, samen met de acties uit de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek, opgenomen in het tweede actieplan integriteit. De acties zijn gericht op relevante regelgeving (voldoen aan wet- en regelgeving), bewustwording (trainingen en communicatie), coördinatie en toetsing (toezien op de juiste toepassing van integriteitsregelgeving) en het structureel en blijvend reflecteren op de werkwijze rond integriteit. Een deel van de acties is afgerond, een deel onderhanden. De Rekenkamer Rotterdam heeft op verzoek van de gemeenteraad een analyse uitgevoerd naar de opvolging van de aanbevelingen en geconstateerd dat “de gemeente voortvarend aan de slag is gegaan met de aanbevelingen” (zie 26bb002498 Brief van de Rekenkamer over motie onderzoek integriteit d.d. 30 maart 2026).

Daarnaast is er na afronding van het externe onderzoek een notitie (opvolgplan) opgesteld met aanvullende acties ter verbetering van de interne beheersing. Hierin zijn de aandachtspunten en daaraan gekoppeld reeds lopende acties en de acties waar het concern nog mee ging starten, opgenomen. Te denken valt daarbij aan aandachtspunten en acties ten aanzien van prestatieverklaringen, juridisch escalatieoverleg-procedures, nevenwerkzaamheden, aanbesteden en integriteit. Aan de acties zijn rollen en verantwoordelijken gekoppeld. Deze notitie is in 2025 ter vaststelling aan de Concerndirectie voorgelegd. Tevens heeft de Concerndirectie toen een (gedelegeerd) ambtelijk opdrachtgever benoemd die zich bezighoudt met het sturen op en monitoren van de acties. Een deel van de acties is reeds afgerond, een deel is onderhanden en een klein deel staat gepland voor 2026. De acties zullen in het vervolg daar in de organisatie worden opgepakt waar de verantwoordelijkheid ligt en niet meer los worden gemonitord.