Jaarstukken 2025
Projecten
Paginanummer in website: 113Projecten
Hier staan de belangrijkste projecten toegelicht die bijdragen aan het realiseren van de doelen van het programma. Een totaal overzicht van alle investeringen is te vinden in de paragraaf Investeringen.
Integraal Huisvestingsplan (IHP) Concernhuisvesting
Het Integraal Huisvestingsplan voor Concernhuisvesting (IHP CHV) geeft inzicht in de huisvestingsopgaven van de gemeentelijke organisatie. Zowel vanuit de rol van de gemeente als eigenaar-verhuurder als huurder- gebruiker. Op basis van dit plan maakt de gemeente een planning voor de nodige vervangings- en uitbreidingsinvesteringen. Het huisvestingsplan is geactualiseerd voor de periode 2024-2027 met een doorkijk tot 2034.
|
|||||
| x € 1.000 | |||||
| Gevoteerd |
Realisatie t/m 2024 |
Realisatie 2025 |
Raming 2025 |
Afwijking Realisatie 2025 - Raming 2025
|
Restant krediet |
| 70.602 | 613 | 9.787 | 2.930 | 6.857 | 60.202 |
| 60.919 | 22.226 | 21.023 | 23.081 | -2.058 | 17.670 |
| 30.169 | 0 | 17 | 377 | -360 | 30.152 |
| 11.501 | 0 | 0 | 144 | -144 | 11.501 |
| 63.754 | 11.086 | 5.277 | 7.855 | -2.578 | 47.391 |
| 2.510 | 0 | 199 | 400 | -201 | 2.311 |
Vervanging ICT
Jaarlijks stelt de gemeente een meerjarig investeringsplan (MJIP) op. Met daarin de vervanging in de ICT-infrastructuur, werkplekapparatuur, mobiele devices en organisatiebrede systemen.
| Vervangingsinvesteringen ICT infrastructuur 2022, ICT Infrastructuur 2023, ICT 2024 en ICT 2025 achtereenvolgens onder elkaar | |||||
| x € 1.000 | |||||
| Gevoteerd |
Realisatie t/m 2024 |
Realisatie 2025 |
Raming 2025 |
Afwijking Realisatie 2025 - Raming 2025
|
Restant krediet |
| 15.437 | 15.437 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 7.712 | 7.541 | 171 | 171 | 0 | 0 |
| 16.261 | 13.177 | 3.130 | 3.083 | 47 | -46 |
| 13.159 | 0 | 12.141 | 11.230 | 911 | 1.018 |
RAVE
De gemeente Rotterdam gebruikt momenteel de e-Suite als zaaksysteem voor zaakgerichte processen, zoals aanvragen, meldingen en vergunningen. Dit systeem is omvangrijk en veelzijdig, maar ook complex en verouderd. Daarom wordt het vervangen.
Het programma Rotterdamse Aanpak Vervanging e-Suite (RAVE) heeft als doel een nieuw zaakplatform te realiseren voor de gemeente. Dit nieuwe platform wordt ingericht volgens de Common Ground-aanpak. Common Ground is een manier om gemeentelijke IT en data anders te organiseren: gegevens worden op één centrale plek opgeslagen en systemen maken via gestandaardiseerde koppelingen gebruik van deze gegevens.
Met deze aanpak kan de gemeente sneller inspelen op veranderingen en technologische ontwikkelingen en wordt de afhankelijkheid van leveranciers verminderd. Het project draagt bij aan de uitvoering van de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) en is opgenomen in de Monitor ICT-projecten.
Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI)
De gemeente Rotterdam staat voor grote digitale opgaven. Om de digitale ambities te kunnen verwezenlijken, is een toekomstvaste en schaalbare IT-infrastructuur nodig. De ambitie is dat medewerkers, bewoners en ondernemers flexibel, digitaal en met de juiste competenties kunnen samenwerken en informatie met elkaar kunnen delen. Om dit mogelijk te maken, werkt de gemeente binnen het programma de Rotterdamse Digitale Infrastructuur aan 4 projectsporen:
- toegang tot systemen,
- digitale werkomgeving,
- integratie van data en werkomgevingen,
- IT- en data-infrastructuur.
Dit project maakt onderdeel uit van de Monitor ICT Projecten. In 2024 is hier voor informatiebeveiliging een vijfde projectspoor aan toegevoegd: ter voorbereiding en implementatie van de Netwerk en Information Security (NIS2) richtlijn.
GREAT
GREAT staat voor Gebruiksvriendelijk Rotterdams Efficiënt Administratiesysteem van de Toekomst. Het project is opgezet voor de invoering van een toekomstbestendig en gebruiksvriendelijk standaardsysteem in de cloud voor de concernadministratie, de ondersteunende financiële processen en inkoopprocessen. Vanaf het boekjaar 2025 is, na een periode van voorbereiding, Oracle Cloud in gebruik genomen. Dit project maakt onderdeel uit van de Monitor ICT Projecten. Na oplevering van de laatste onderdelen is het project halverwege 2025 beëindigd.
Eindafrekening project GREAT
Via het project GREAT is gedurende 2022-2025 gewerkt aan de invoering van Oracle Fusion* als systeem ter ondersteuning van de concernadministratie, de financiële- en inkoopprocessen en een aantal primaire processen zoals subsidies en grondexploitaties. Op 16 juli 2025 is aan het project GREAT decharge verleent. In 2025 zijn dan ook de laatste kosten genomen in het project. Vervolgkosten voor doorontwikkeling worden verantwoord onder een nieuw project. Hieronder volgt een overzicht van de exploitatie- en investeringslasten over de periode 2022 tot en met 2025 voor het project GREAT.
*) In het verleden is gesproken over de invoering van Oracle Cloud. Omdat Oracle Cloud een breder pakket behelst dan alleen het financiële en inkoopsysteem spreken we vanaf nu over Oracle Fusion.
1. Systematiek met betrekking tot dekking van het project GREAT
Voordat de financiële eindafrekening gepresenteerd en toegelicht wordt volgt eerst een uiteenzetting van de dekking van het project GREAT. Met het project GREAT is de gemeente overgegaan naar een SaaS (Software as a Service) die via een clouddienst geleverd wordt. Het systeem wordt dan ook niet volledig eigendom van de gemeente. Alleen het maatwerk dat specifiek voor de gemeente Rotterdam is gebouwd wordt eigendom van de gemeente. Doordat het systeem slechts gedeeltelijk eigendom wordt vindt de verantwoording van de kosten en de dekking – volgens de geldende financiële richtlijnen - op twee manieren plaats. De projectkosten die gemaakt worden voor afname van de clouddienst worden verantwoord als exploitatielasten (verantwoording lasten in jaar van realisatie), de projectkosten die gemaakt worden voor het specifieke maatwerk worden verantwoord als investeringslasten (lasten worden verdeeld over formele gebruiksduur).
Exploitatielasten: Exploitatielasten zijn kosten die jaarlijks terugkomen om de gemeente draaiende te houden en worden betaald uit de jaarlijkse inkomsten (belastingen, uitkeringen van het Rijk, heffingen). In de begroting is de afgelopen jaren dan ook jaarlijks een budget geraamd in het programma Overhead voor het project GREAT. Dekking van deze exploitatielasten vindt plaats via de beschikbare budgetten van het programma Overhead, inclusief beschikbare middelen uit de reserve Cloudkosten. Hieraan wordt jaarlijks een bedrag onttrokken. De reserve is gevormd vanwege het niet meer mogen activeren van cloudkosten (BBV) en is gevormd door middel van een kasschuif van de kapitaallasten.
Investeringslasten: Een investering is een grote uitgave die langer meegaat dan één jaar. De gemeente betaalt zo’n investering niet in één keer in de begroting, maar schrijft de kosten af over de jaren dat het object wordt gebruikt. Voor het project GREAT geldt dat een deel van de kosten wordt besteed aan eigen gebouwd maatwerk in Oracle Fusion. Dit maatwerk wordt gezien als eigen bezit van de gemeente. Bij deze kosten is het verplicht om binnen een krediet te blijven waarvoor de raad toestemming geeft. De investering wordt na ingebruikname in 10 jaar afgeschreven. Daarvoor worden kapitaallasten (bestaande uit afschrijving en rente) in de begroting opgenomen.
2. Eindafrekening project GREAT
De volgende tabel geeft inzicht in de totale gerealiseerde projectkosten van € 44,5 mln, met onderscheid naar exploitatie en investering en naar jaarschijf. De kosten vallen binnen de laatst afgegeven prognose vanuit het project van € 44,6 mln. Alle bedragen zijn in miljoenen euro’s.
|
|
Exploitatie |
Investering |
Totaal |
|
2022 |
6,8 |
1,2 |
8,0 |
|
2023 |
11,6 |
5,0 |
16,6 |
|
2024 |
9,8 |
8,7 |
18,5 |
|
2025 |
0,9 |
0,5 |
1,4 |
|
Cumulatief 2025 |
29,1 |
15,4 |
44,5 |
De volgende tabel geeft inzicht in de totale gerealiseerde projectkosten naar aard van de kosten. Onderscheid wordt gemaakt tussen externe kosten voor de implementatiepartner Deloitte en interne kosten (uren van eigen of ingehuurd personeel).
|
|
Exploitatie |
Investering |
Totaal |
|
Externe kosten Deloitte |
15,1 |
10,1 |
25,2 |
|
Interne uren Rotterdam |
13,8 |
5,1 |
18,9 |
|
Onvoorzien en overig kosten |
0,2 |
0,2 |
0,4 |
|
|
29,1 |
15,4 |
44,5 |
Toelichting investeringen
De investeringen van het project GREAT waren onderdeel van het hoofdkrediet Vervangingsinvesteringen ICT. Omdat het project GREAT een vervanging van het eerder gebruikte Oracle EBS betrof past dit project binnen het doel van het krediet voor de vervangingsinvesteringen. Alleen in november 2024 is een apart krediet aangevraagd voor het project GREAT omdat er toen geen ruimte was binnen het krediet voor de vervangingsinvesteringen. De volgende tabel geeft weer met welk raadsbesluit welk bedrag is toegekend aan project GREAT.
|
|
Datum |
Bedrag voor project GREAT |
|
Vaststelling 1e herziening 2022, als onderdeel van hoofdkrediet ‘Vervangingsinvesteringen ICT 2022’ á € 16,1 mln. |
7-7-2022 |
5,5 |
|
Vaststelling 2e herziening 2022 en begroting 2023, als onderdeel van hoofdkrediet ‘Vervangingsinvesteringen ICT 2023’ á € 7,8 mln. |
10-11-2022 |
2,5 |
|
Vaststelling 2e herziening 2023 en begroting 2024, als onderdeel van hoofdkrediet ‘Vervangingsinvesteringen ICT 2024 á € 16,3 mln. |
9-11-2023 |
4,1 |
|
Vaststelling 2e herziening 2024 en begroting 2025, als specifiek krediet ‘Great 2024-2025’ á € 3,3 mln. |
12-11-2024 |
3,3 |
Alle investeringsbesluiten tellen op tot een gezamenlijk toegestane investering van € 15,4 mln, wat past binnen de door de raad beschikbaar gestelde kredieten.
Toelichting exploitatie
In de volgende tabel is per jaarschijf weergegeven welk bedrag is verantwoord in de exploitatie. Per jaarschijf is een korte toelichting opgenomen met verwijzing naar de begrotings- en verantwoordingsdocumenten.
|
Jaar |
Bedrag |
Toelichting |
|
2022 |
6,8 |
In de begroting 2022 zijn voor het eerst middelen vrijgemaakt, onder andere door inzet van incidentele meevallers en onderbestedingen. In de jaarrekening 2022 wordt verantwoording afgelegd over de kosten in 2022. Gedurende het jaar is de raad op de hoogte gehouden via o.a. de MIP-rapportages (Monitor ICT Projecten). |
|
2023 |
11,6 |
In de begroting 2023 is een raming opgenomen van de projectkosten voor dat jaar. Gedurende het jaar is de raad ook via de MIP op de hoogte gehouden van het project. In de eerste MIP is gerapporteerd over toename van interne uren en extra kosten voor verandermanagement en vanuit testen. In de tweede MIP wordt gesproken over de uitloop van het project wat gaat zorgen voor hogere kosten. Hierbij was de financiële consequentie van de uitloop nog niet bekend. Naar aanleiding van de vertraging heeft het college op 5 december 2023 een apart raadsbericht verstuurd over de ontstane situatie in het project GREAT. Hierbij is onder andere gemeld dat de gemeente in overleg gaat met de implementatiepartner over de verdeling van de extra kosten door de vertraging. In de Jaarstukken 2023 is verantwoording afgelegd over de totale realisatie en de overschrijding op het programma Overhead. In de jaarstukken is toegelicht dat de hogere kosten vooral zijn veroorzaakt door extra maatwerk en doordat de livegang is uitgesteld naar 1 januari 2025 (in plaats van 1 januari 2024). |
|
2024 |
9,8 |
Begin 2024 is gewerkt aan het scherpstellen van de financiële impact van de vertraging van het project GREAT. De raad is meegenomen in deze impact via raadsberichten op 23 januari en 2 april. Ook is de commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) in een besloten deel van de vergadering van 30 januari 2024 bijgepraat. Ook is de raad via de MIP rapportages gedurende het jaar geïnformeerd over de voortgang. Gedurende het jaar blijkt dat er verschuiving is van exploitatiekosten naar investeringskosten. In het raadsvoorstel bij de Begroting 2025 (incl. tweede herziening 2024) is daarvoor een extra investeringskrediet ter beschikking gesteld. In de Jaarstukken 2024 is verantwoording afgelegd over de gerealiseerde lasten. De exploitatiekosten vallen uiteindelijk iets lager uit dan geraamd, omdat de livegang van enkele modules is doorgeschoven naar 2025. Ook is verhoudingsgewijs een groter deel van de kosten geactiveerd dan begroot. |
|
2025 |
0,9 |
In de jaarstukken 2025 is in de exploitatie een bedrag van € 0,9 mln gerealiseerd als laatste kosten voor het project GREAT. Deze kosten hadden met name betrekking op de ingebruikname van de laatste modules (Grondexploitatie en Begrotingsmodule). |
3. Kosten voor doorontwikkeling
In het bericht aan de raad van 22 april 2025 is gemeld dat het grootste gedeelte van de projectwerkzaamheden zijn afgerond en dat de beheerfase is gestart. De coördinatie van het beheer van Oracle Fusion (zoals het opvolgen van issues en doorontwikkeling) valt onder de verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie, niet langer onder verantwoordelijkheid van de projectorganisatie. De volgende tabel geeft inzicht in de gerealiseerde kosten voor doorontwikkeling tot en met jaarschijf 2025.
|
|
Exploitatie |
Investering |
Totaal |
|
2025 |
2,7 |
4,0 |
6,7 |
Toelichting investeringen
De investeringen voor de doorontwikkeling waren onderdeel van het hoofdkrediet Vervangingsinvesteringen ICT. De volgende tabel geeft weer met welk raadsbesluit welk bedrag is toegekend.
|
|
Datum |
Bedrag |
|
Vaststelling 2e herziening 2023 en begroting 2024 |
9-11-2023 |
2,0 |
|
Vaststelling 2e herziening 2024 en begroting 2025 |
12-11-2024 |
2,0 |
Toelichting exploitatie
|
Jaar |
Bedrag |
Toelichting |
|
2025 |
2,7 |
In de Eindejaarsbrief is de raad geïnformeerd dat – na de projectfase – de focus ligt op doorontwikkeling van het systeem en van versterking van de beheerorganisatie. De verwachting was toen dat dit zou zorgen voor een knelpunt. Bij de Eindejaarsbrief heeft de raad ingestemd met een aanpassing van € 3,8 mln vanuit de programma’s. Uiteindelijk is in 2025 voor de doorontwikkeling in de exploitatie een bedrag van € 2,7 mln verantwoord. |